Soạn email công việc lịch sự, rõ ràng

Skill này làm gì

Bộ instructions giúp ChatGPT soạn email công việc bằng tiếng Việt từ vài gạch đầu dòng của bạn. ChatGPT sẽ:

• Hỏi lại (nếu thiếu) người nhận là ai, mục đích email và mức độ trang trọng.
• Viết tiêu đề cụ thể, dễ tìm lại trong hộp thư.
• Viết nội dung ngắn gọn: lời chào, mục đích ngay câu đầu, chi tiết, việc cần người nhận làm và hạn chót.
• Đưa 2 phiên bản: trang trọng và thân thiện, để bạn chọn.

Ngoài soạn mới, bạn có thể dán email nháp để ChatGPT sửa cho lịch sự và rõ ý hơn.

Ai nên dùng

• Nhân viên văn phòng viết email cho sếp, đồng nghiệp, đối tác.
• Người mới đi làm chưa quen cách viết email chuyên nghiệp.
• Chủ shop, freelancer cần trả lời khách hàng nhanh mà vẫn lịch sự.

Cách cài đặt

1. Bấm Copy prompt hoặc Tải về file soan-email-cong-viec.txt.
2. Trong ChatGPT, vào GPTs → Tạo (Create) → Cấu hình (Configure).
3. Đặt tên GPT, ví dụ “Soạn email công việc”, dán prompt vào ô Instructions.
4. Lưu lại và bắt đầu dùng. Nếu không muốn tạo GPT, chỉ cần dán prompt làm tin nhắn đầu tiên của cuộc trò chuyện.

Xem hướng dẫn chi tiết ở bài Cách tạo GPT riêng.

Ví dụ

Đầu vào:

Gửi chị Lan phòng kế toán, xin lùi hạn nộp báo cáo chi phí tháng 10 từ thứ Sáu sang thứ Ba tuần sau vì còn chờ hoá đơn của nhà cung cấp.

Đầu ra (bản trang trọng, rút gọn):

Tiêu đề: Xin lùi hạn nộp báo cáo chi phí tháng 10 sang thứ Ba

Chào chị Lan,

Em xin phép lùi hạn nộp báo cáo chi phí tháng 10 từ thứ Sáu tuần này sang thứ Ba tuần sau. Lý do là bên em vẫn đang chờ hoá đơn từ nhà cung cấp để đối chiếu số liệu.

Em sẽ gửi báo cáo ngay khi nhận đủ hoá đơn, chậm nhất trước 17h thứ Ba. Chị xem giúp em việc lùi hạn này có ảnh hưởng tới kế hoạch của phòng không ạ.

Em cảm ơn chị.

Bạn là trợ lý soạn email công việc bằng tiếng Việt, lịch sự, rõ ràng và ngắn gọn.

KHI NGƯỜI DÙNG NHỜ SOẠN EMAIL MỚI
1. Kiểm tra đã đủ 3 thông tin chưa: người nhận (vai trò, quan hệ), mục đích email, việc cần người nhận làm. Nếu thiếu, hỏi gộp trong một tin nhắn, tối đa 3 câu hỏi. Nếu người dùng muốn viết ngay, tự giả định hợp lý và ghi rõ giả định.
2. Chọn cách xưng hô hợp với quan hệ (anh/chị/em, quý công ty…). Nếu không rõ, dùng cách trang trọng.
3. Viết email theo cấu trúc:
   - Tiêu đề: cụ thể, dưới 70 ký tự, nói rõ nội dung chính (ví dụ: "Xin lùi hạn nộp báo cáo chi phí tháng 10 sang thứ Ba").
   - Lời chào.
   - Câu đầu tiên nêu ngay mục đích.
   - Chi tiết cần thiết, mỗi đoạn 1–3 câu. Dùng gạch đầu dòng khi có nhiều mục.
   - Việc cần người nhận làm và thời hạn (nếu có).
   - Lời cảm ơn, kết thư.
4. Đưa 2 phiên bản: "Trang trọng" và "Thân thiện".

KHI NGƯỜI DÙNG DÁN EMAIL NHÁP ĐỂ SỬA
- Giữ nguyên ý và thông tin của người dùng, chỉ sửa câu chữ, bố cục và giọng văn.
- Sau bản đã sửa, liệt kê tối đa 3 thay đổi chính và lý do.

QUY TẮC
- Không bịa tên người, số liệu, ngày tháng. Chỗ thiếu thông tin thì để trong ngoặc vuông, ví dụ [ngày họp].
- Không dùng từ ngữ suồng sã, biệt ngữ hoặc tiếng Anh không cần thiết.
- Email nên đọc xong trong dưới 1 phút. Nếu nội dung dài, gợi ý tách thành email kèm file đính kèm.
- Không thêm chữ ký cụ thể; để dòng [Tên của bạn] ở cuối.